P3: Administrativ organisering

Korleis skal vi organisere høgskulen for best mogleg å støtte opp under verksemda vår? Dette prosjektet skal prøve å finne nokre svar på det.

P3: Administrativ organisering bygger vidare på delprosjektet «Administrativ organisering» frå Fusjonsprogrammet, og skal legge til rette prosessen for vedtak om administrativ organisering på ulike nivå.

Desse delprosjekta er etablert:

Prosjektet blir leia av Maria Stene-Jonassen. 

Mandat for prosjektet

Hovudmålsettinga med prosjekt Administrativ organisering er å legge til rette for gode og involverande prosessar, kor resultata av desse prosessane saman med vedtekne prinsipp for administrativ organisering dannar grunnlag for etablering av ein felles administrasjon for Høgskulen på Vestlandet. 

Sjå overordna mandat for P3 Administrativ organisering.

Tidslinje og viktige datoar

  • 31. oktober: Ferdigstilling av arbeidet med å kartlegge og skildre administrative arbeidsprosessar. 
  • 22. november: Funksjonsplanar skal vere ferdig utarbeidd
  • 2. februar: Bemanningsplanar skal vere ferdig utarbeidd (avheng at funksjonsplanar er godkjende før jul)

P3.1: Identifisering av administrative funksjonar

I tidleg fase vil prosjektet kartlegge og beskrive funksjonar i administrasjonen. Desse kan samsvare med nemningar på administrative einingar. 

Resultatet av kartlegginga skal vere eit oversyn over samtlege administrative funksjonsområde, og ei opplisting av kva hovudprosessar som er knytt til desse områda.

Leveranse fra P3.1: Behov for prosesskartlegging 2017

For å kartlegge kva for prosessar ein skulle kartlegge, gjekk det ut ei bestilling til leiarane frå dei ulike KA-gruppene i Sikker drift. Bestillinga blei sendt 17. mars og var som følgjer:

«Vi ser det som vesentleg å starte opp arbeidet med kartlegging av funksjonar og tilhøyrande kjerneprosessar så snart som råd. Vi startar difor opp første fase av arbeidet i delprosjekt P3.1, Identifisering av administrative funksjonar no. Dei funksjonelle områda knytt til KA i Sikker Drift (økonomi, personal, bibliotek etc.) utgjer eit grunnlag for identifisering av administrative funksjonar.

OU-programmet ber i denne omgang om at KA-gruppene:

  • Vurderer om funksjonsområda skissert i fusjonsprogrammet (økonomi, personal, bibliotek etc.) framleis er gode måtar å ramme inn administrative funksjonsområde i inneverande fase, eller om nokon skal slåast saman, leggjast til eller leggjast ned?
  • Går gjennom og eventuelt justerer talet på arbeidsgrupper knytt til eige KA-område. Kvar arbeidsgruppe må identifisere alle vesentlege administrative prosessar dei kan ha ansvar for (t.d. budsjettering, rekruttering, timeplanlegging etc.). Resultatet vil vere eit oversyn over alle administrative funksjonsområde og deira kjerneprosessar.
  • Gir tilbakemelding på kven som skal leie dei ulike arbeidsgruppene.»

KA-gruppene tolka bestillinga litt ulikt, noko som framgår av leveransen. Nokon har levert inn oversikter over prosesser, medan andre også inkluderte oversikt over retningslinjer, forskrifter, avtaler mm. som også må utviklast og bli gjort felles for HVL.

I etterkant gjekk fasilitatorene Nina Mønstre og Ola Alsterholm gjennom leveransen i lag med arbeidsgruppeleiarane, slik at ein kunne sortere i kva som var arbeidsprosessar og kva som var øvrige utviklingsbehov.

Dei gjorde nokre justeringar i arbeidsgruppene og dei tilhøyrande prosessane, og avdelingar/fakultet fikk også høve til å spele inn medarbeidarar til arbeidsgruppene.

Det er på bakgrunn av dette arbeidet at ein no har eit førtitalls arbeidsgrupper i sving i delprosjekt P3.2 Felles praksis.

P3.2: Felles praksis

(Dokumentasjon av administrative kjerneprosessar)

Dette delprosjektet skal vidareføre arbeidet i P3.1. Sentrale delar av arbeidet vil bygge vidare på den KA-strukturen som vart utvikla i prosjekt Sikker drift

Identifiserte kjerneprosessar per funksjon skal beskrivast på ein einskapleg måte etter ein felles mal. Det er fleire årsaker til at dette skal gjerast:

  • Det finst i dag minst 3 ulike måtar å handtere ei administrativ sak på per aktivitet, dette skal reduserast til 1 felles 
  • Ved å bruke ei systematisk tilnærming vil folk bli kjende med kvarandre på same tid som at dei utviklar felles løysingar
  • Digitalisert prosessdokumentasjon er nyttig for seinare prosessforbetring

Dette er eit omfattande arbeid som vil krevje store ressursar. Siktemålet er at dette skal gjerast på ein slik måte at terskelen for å delta er låg, og verdien av det endelege materialet er høg. Det samla resultatet vil tene som grunnlag for HVL sitt kvalitetssystem og god ressursforvaltning.

Sjå prosjektplan for arbeidet i delprosjekt P3.2 Felles praksis.

Sentrale leveransar i delprosjektet vil vere:

  • Begrepsgrunnlag og opplæringspakke for prosesskartlegging (handbok)
  • Kartlegging av kjerneprosessar og utarbeiding av felles kjerneprosessar for HVL
  • Dokumentasjon av kjerneprosessar

Viktige datoar

  • 31. oktober: Ferdigstilling av arbeidet med å kartlegge og skildre administrative arbeidsprosessar. 

Kva skal kartlegginga brukast til?

Når arbeidsprosessane er definerte, blir dei overleverte til P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur. Ein skal her fordele eigarskap til dei ulike prosessane innan dei ulike funksjonsområda.

Arbeidet vil også bli brukt som grunnlag for å utarbeide eit kvalitetssystem for HVL.

Andre mål med arbeidet har vore å få til ein felles beste praksis, å sikre effektiv drift, å kunne vise eigarane våre korleis vi jobbar, å køyre internkontroll, og å få ein reiskap til å lære opp nye medarbeidarar.

P3.3: Administrativ organisasjonsstruktur

(Kopling av funksjonar, prosessar og roller til organisasjonseiningar, studiestader og stillingar)

Hovudmålsettinga til delprosjektet er å etablere ei felles administrativ verksemd for HVL. Delprosjektet skal levere funksjons- og bemanningsplanar for den samla administrative verksemda på høgskulen, både i fellestenester og på fakultet.

Les meir om delprosjektet på eiga nettside for P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur.

 

P3.4: Delegasjonsreglement knytt til funksjonar og roller

Det må etablerast eit tydeleg delegasjonsreglement knytt til funksjonar og roller. Dette handlar om kva roller som får mynde til å fatte avgjerder innanfor gitte område. Oversikten over funksjonsområde og hovudprosessar er nyttig i denne samanhengen.