P3: Administrativ organisering

Korleis skal vi organisere høgskulen for best mogleg å støtte opp under verksemda vår? Dette prosjektet skal prøve å finne nokre svar på det.

P3: Administrativ organisering bygger vidare på delprosjektet «Administrativ organisering» frå Fusjonsprogrammet, og skal legge til rette prosessen for vedtak om administrativ organisering på ulike nivå.

Desse delprosjekta er etablert:

Prosjektet blir leia av Maria Stene-Jonassen. 

Mandat for prosjektet

Hovudmålsettinga med prosjekt Administrativ organisering er å legge til rette for gode og involverande prosessar, kor resultata av desse prosessane saman med vedtekne prinsipp for administrativ organisering dannar grunnlag for etablering av ein felles administrasjon for Høgskulen på Vestlandet. 

Sjå overordna mandat for P3 Administrativ organisering.

Tidslinje og viktige datoar

  • 31. oktober: Ferdigstilling av arbeidet med å kartlegge og skildre administrative arbeidsprosessar.
  • 30. november: Funksjons- og bemanningsplan skal vere ferdig utarbeidd. Planen danner grunnlaget for å innplassere administrativt tilsette i stillingar. Sjølve innplasseringen er det personaleiningane som har ansvar for.

P3.1: Identifisering av administrative funksjonar

I tidleg fase vil prosjektet kartlegge og beskrive funksjonar i administrasjonen. Desse kan samsvare med nemningar på administrative einingar. 

Resultatet av kartlegginga skal vere eit oversyn over samtlege administrative funksjonsområde, og ei opplisting av kva hovudprosessar som er knytt til desse områda.

Leveranse fra P3.1: Behov for prosesskartlegging 2017

For å kartlegge kva for prosessar ein skulle kartlegge, gjekk det ut ei bestilling til leiarane frå dei ulike KA-gruppene i Sikker drift. Bestillinga blei sendt 17. mars og var som følgjer:

«Vi ser det som vesentleg å starte opp arbeidet med kartlegging av funksjonar og tilhøyrande kjerneprosessar så snart som råd. Vi startar difor opp første fase av arbeidet i delprosjekt P3.1, Identifisering av administrative funksjonar no. Dei funksjonelle områda knytt til KA i Sikker Drift (økonomi, personal, bibliotek etc.) utgjer eit grunnlag for identifisering av administrative funksjonar.

OU-programmet ber i denne omgang om at KA-gruppene:

  • Vurderer om funksjonsområda skissert i fusjonsprogrammet (økonomi, personal, bibliotek etc.) framleis er gode måtar å ramme inn administrative funksjonsområde i inneverande fase, eller om nokon skal slåast saman, leggjast til eller leggjast ned?
  • Går gjennom og eventuelt justerer talet på arbeidsgrupper knytt til eige KA-område. Kvar arbeidsgruppe må identifisere alle vesentlege administrative prosessar dei kan ha ansvar for (t.d. budsjettering, rekruttering, timeplanlegging etc.). Resultatet vil vere eit oversyn over alle administrative funksjonsområde og deira kjerneprosessar.
  • Gir tilbakemelding på kven som skal leie dei ulike arbeidsgruppene.»

KA-gruppene tolka bestillinga litt ulikt, noko som framgår av leveransen. Nokon har levert inn oversikter over prosesser, medan andre også inkluderte oversikt over retningslinjer, forskrifter, avtaler mm. som også må utviklast og bli gjort felles for HVL.

I etterkant gjekk fasilitatorene Nina Mønstre og Ola Alsterholm gjennom leveransen i lag med arbeidsgruppeleiarane, slik at ein kunne sortere i kva som var arbeidsprosessar og kva som var øvrige utviklingsbehov.

Dei gjorde nokre justeringar i arbeidsgruppene og dei tilhøyrande prosessane, og avdelingar/fakultet fikk også høve til å spele inn medarbeidarar til arbeidsgruppene.

Det er på bakgrunn av dette arbeidet at ein no har eit førtitalls arbeidsgrupper i sving i delprosjekt P3.2 Felles praksis.

P3.2: Felles praksis

(Dokumentasjon av administrative kjerneprosessar)

Dette delprosjektet skal vidareføre arbeidet i P3.1. Sentrale delar av arbeidet vil bygge vidare på den KA-strukturen som vart utvikla i prosjekt Sikker drift

Identifiserte kjerneprosessar per funksjon skal beskrivast på ein einskapleg måte etter ein felles mal. Det er fleire årsaker til at dette skal gjerast:

  • Det finst i dag minst 3 ulike måtar å handtere ei administrativ sak på per aktivitet, dette skal reduserast til 1 felles 
  • Ved å bruke ei systematisk tilnærming vil folk bli kjende med kvarandre på same tid som at dei utviklar felles løysingar
  • Digitalisert prosessdokumentasjon er nyttig for seinare prosessforbetring

Dette er eit omfattande arbeid som vil krevje store ressursar. Siktemålet er at dette skal gjerast på ein slik måte at terskelen for å delta er låg, og verdien av det endelege materialet er høg. Det samla resultatet vil tene som grunnlag for HVL sitt kvalitetssystem og god ressursforvaltning.

Sentrale leveransar i delprosjektet vil vere:

  • Begrepsgrunnlag og opplæringspakke for prosesskartlegging (handbok)
  • Kartlegging av kjerneprosessar og utarbeiding av felles kjerneprosessar for HVL
  • Dokumentasjon av kjerneprosessar

Sjå prosjektplan for arbeidet i delprosjekt P3.2 Felles praksis.

Oversikt over prosesser som skal beskrives

Nedenunder finner du en oversikt over hvilke administrative arbeidsprosesser som skal beskrives. Oversikten er imidlertid ikke komplett for alle fagområder, ettersom det varierer hvor langt de ulike gruppene har kommet i arbeidet. 

Oversikten man arbeider etter, har vært innom KA-gruppene og dekaner/kontorsjefer, og er så videreutviklet i samråd med de ulike gruppene. Oversikten blir supplert med flere områder etter hvert. 

Dokumentet må leses med et visst forbehold, ettersom det er utdrag fra et arbeidsdokument som er i stadig endring. Se dokumentet her

Mener du å oppdage feil i dokumentet, ta kontakt med din nærmeste leder. 

P3.3: Administrativ organisasjonsstruktur

(Kopling av funksjonar, prosessar og roller til organisasjonseiningar, studiestader og stillingar)

Skipinga av einingar heng saman med bindingar til fusjonsavtalen, vedtak ein alt har gjort, og kommande praktiske, politiske og prinsipielle val. Utfalla av P3.1 og P3.2 skal koplast til dei organisasjonsnivåa og einingane HVL faktisk skal bestå av. 

P3.3. skal utvikle nytt organisasjonskart, og kople resultatet i P3.2 til dette kartet.

Sentrale leveransar i  delprosjektet vil vere:

  • Tilordning av administrative funksjonar og prosesseigaransvar (roller) til namngjevne administrative einingar og nivå
  • Tilordning av administrative oppgåver og prosessbrukaransvar (roller) til faglege einingar og studiestader (i dette også bemanningsplanar)

P3.4: Delegasjonsreglement knytt til funksjonar og roller

Det må etablerast eit tydeleg delegasjonsreglement knytt til funksjonar og roller. Dette handlar om kva roller som får mynde til å fatte avgjerder innanfor gitte område. Oversikten over funksjonsområde og hovudprosessar er nyttig i denne samanhengen.