Ofte stilte spørsmål

Her finner du svar på ofte stilte spørsmål om OU-programmet.

Tema:

Rolla til OU-programmet

Kva er eigentleg OU-programmet

OU-programmet (organisasjonsutviklingsprogrammet) skal organisere og gi støtte til arbeidet med å løyse spørsmål knytt til utvikling av ein felles organisasjon for HVL.

OU-programmet er delt inn i ulike prosjekt, med delprosjekt, som definerer nokre av dei oppgåvene som skal løysast. Rolla til OU-programmet og prosjekta er å legge til rette for gode og involverande prosessar, som gir eit godt grunnlag for å fatte ei avgjerd. Avgjerda er det rektor, eller styret, som til sjuande og sist fattar.

OU-programmet gir ein mellombels struktur for arbeidet med å utvikle HVL fram til ansvaret er plassert i den nye organisasjonen.

Kva er er rolla til programleiaren og prosjektleiarane?

Wiggo Hustad er leiar for programmet. Oppgåven til programleiaren har vore å etablere den ramma prosjekta skulle inn i, basert på dei vedtaka styret har gjort knytt til plattform, utgreiingar i fusjonsprogrammet og andre styrevedtak.

No når mandata for kvart prosjekt er på plass, er rolla til programleiaren å støtte prosjektleiarane slik at dei lukkast, og å sikre at programmet leverer avgjerdsgrunnlag til dei organa som kan fatte vedtak (i hovudsak styret).

Prosjektleiarane legg til rette for aktivtetane i prosjekta, slik at rektor eller styret får et grunnlag å ta avgjerder på. Prosjektleiarane skal planlegge, utføre, evaluere og levere i samsvar med mandata dei har for sine respektive prosjekt. 

Er det OU-programmet som bestemmer korleis HVL skal sjå ut?

Nei. Rolla til OU-programmet er å støtte dei prosessane som skjer på fagleg og administrativ side. Desse prosessane skal leie fram til at rektor og styret får eit godt grunnlag å fatte avgjerder på. Det er rektor som som innstiller saker til styret, og OU-programmet har fått sitt mandat av rektor og styret. 

Er det OU-programmet som har ansvar for innplassering i stillingar?

Innplasseringsprosjektet ligg ikkje til OU-programmet, dette er det personaleiningane som har ansvar for. OU-programmet, ved P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur, skal utarbeide organisasjonsstruktur og bemanningsplanar til bruk i innplasseringsprosessen, medan innplassering av dei einskilde medarbeidarane ligg til personal.

Innplasseringa er i denne omgang først og fremst ei sak som får konsekvensar for administrativt tilsette. Fagleg tilsette "følgjer" sine fagmiljø til dei nye fakulteta, når dei trer i kraft 1. januar 2018. 

Det vil bli utarbeidd ein kommunikasjonsplan for arbeidet med innplassering i samråd med dei tillitsvalde.

Kva er allereie bestemt?

Leiing

HVL har normalmodellen for leiing etter universitets- og høgskulelova med tilsett rektor og ekstern styreleiar. HVL skal vidare ha gjennomgåande leiing og eins leiing på alle nivå.

Rektor for HVL er Berit Rokne og styreleiar er Arvid Hallén. Rektor er førebels den einaste leiaren på HVL-nivå som har teke til i stillinga si. 

Prorektorar blei tilsett av styret 20. april. Dei tiltrer i sine stillingar 1.8.2017. 

  • prorektor for utdanning: Bjørg Kristin Selvik 
  • prorektor for forsking: Gro Anita Fonnes Flaten
  • prorektor for samhandling: Liv Reidun Grimstvedt

Les meir om tilsettinga av prorektorane.

Dekanane blei tilsett av styret 11. mai. Dei tiltrer i stillinga 1.8.2017, men fakulteta dei skal leie trer ikkje i kraft før 1.1.2018. Dei noverande dekanene har ansvar for sine avdelingar/fakultet ut 2017.

Les meir om tilsettinga av dekanane.

Organisasjonsdirektør blei tilsett av styret 15. juni, og dette er Tage Båtsvik. Han tiltrer også i stillinga 1.8.2018.

Stillinga som direktør for økonomi og arealforvaltning blir lyst ut eksternt. Sjå eiga sak om dette.

Fagleg organisering

Når det gjeld fagleg organisering, er det avgjort at HVL skal fire fakultet.

Dei norske namna på fakulteta blir som følger:

  • fakultet for helse- og sosialfag
  • fakultet for lærarutdanning, kultur og idrett
  • fakultet for ingeniør- og naturvitskap
  • fakultet for økonomi og samfunnsvitskap

Engelske namn og forkortingar vil ein bruke noko meir tid på. Sjå sak om dette.

Administrativ organisering

Når det gjeld administrativ organisering, er dei store rammene lagt i vedtak om administrativ organisering på styremøtet 9. mars. Her blei det avgjort at:

Dette blir organisert som oppgåver på verksemdsnivå (nivå 1):

  • Stab og sekretariat for rektor, høgskolestyret, råd/utvalg/nemnder på nivå 1.
  • Strategisk kommunikasjon
  • Virksomhetsstyring (inkludert økonomistyring)
  • Organisasjonsutvikling og HR-funksjoner
  • HMS, sikkerhet og beredskap
  • Digitalisering
  • Forsknings- og studieadministrasjon (inkludert spesialiserte oppgaver, internasjonalisering og eksternt finansiert aktivitet)

Desse oppgåvene blir organisert i fellestenester (nivå 2):

  • Drift/infrastruktur
  • Servicetjenester/førstelinje
  • Areal-/romplanlegging
  • IT-drift/ utvikling
  • Læringsplattform, e-læring, utvikling og drift
  • Kommunikasjon og markedsføring
  • Arkiv
  • Bibliotek
  • Økonomitjenester: regnskap, innkjøp, lønn
  • Opptak og rekruttering av studenter
  • FS: utvikling/rapportering DBH
  • Eksamen

Desse funksjonane må utførast på kvart studiested, uansett organisering:

  • Servicetjenester/førstelinje (studentmottak, tilsatte og besøkende)
  • Varelevering/post
  • Studieveiledning
  • Læringsplattform og e-læringssupport
  • Areal-/romplanlegging
  • IT-drift og -support
  • Bibliotek
  • Eksamen
  • Driftsadministrasjon (bygg, renhold

Desse oppgåvene er det enno ikkje avgjort kor vil ligge:

  • Økonomi – budsjettering i fakultet og rekneskapsoppfølging
  • HR/personal – personaloppfølging og rekruttering
  • Internasjonalisering – student- og ansattutveksling
  • Etter- og videreutdanning (EVO/EVU) – eksternt finansiert

Anna enn dette er det lite som er avgjort, og det er desse svara ein no arbeider med å komme fram til. Det er delprosjekt P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur som har fått mandat til å føreslå ei organisering av den administrative verksemda.

Kva skjer framover?

Når blir instituttstrukturen avgjort?

Fagmiljøa har frist på seg til styremøtet i september til å levere forslag til inndeling av fagmiljø i institutt. 

Det er dekanane som styrer prosessane med støtte frå OU-programmet. Sjå planer for dei ulike prosessane.

Korleis skjer arbeidet med å foreslå instituttstrukturen?

Desse prosessane varierer litt frå fagmiljø til fagmiljø. Felles er at OU-teamet samarbeider med dekangruppene for fagmiljøa i dei fire nye fakulteta. Tilsette og tillitsvalde vert involvert gjennom deltaking på avdelingsmøter/instituttmøter/arbeidsmøter og/eller gjennom høyringar. 

Forskjellen er at nokre fagmiljø køyrer prosessar i heile fagmiljøet, medan andre lager arbeidsmøter med representative utval. 

Eit døme på det første er fakultet for helse- og sosialfag. Her har dekanar/instituttleiarar og representantar frå OU-teamet gjennomført avdelings- eller instituttmøter for 7 aktuelle fagmiljø. I møta har ein fått informasjon om styret sine vedtekne prinsipp for organisering på nivå 3 og drøfta moglege modellar for instituttstruktur. Fram mot sommaren skal ein på bakgrunn av dette lage eit utkast til to–tre modellar for instituttstruktur. 

I det nye fakultetet for lærarutdanning, idrett og kulturfag har ein vald ein litt anna prosess. Her har dekanane og OU-teamet  førebudd eit arbeidsmøte for eit representativt utval. Dette blei avvikla på Solstrand 23. og 24. mai. Her har dette arbeidsmøtet utvikla forslag til modellar som skal på høyring. Før arbeidsmøtet har tilsette hatt høve til å spele inn synspunkt i avdelings/instituttmøter, eller til dei som skal delta i arbeidsmøtet.

Medverknad og involvering

Korleis blir dei tilsette involvert i prosessane?

Hovudprinsippet er at arbeidet blir lagt opp slik at dei som endringane gjeld, er med på å utforme sin nye kvardag. På fagleg side leiar dekanane arbeidet med å fastsette ein instituttstruktur, og på administrativ side bruker ein KA-strukturen frå prosjekt Sikker drift til å leie arbeidet med å reorganisere den administrative verksemda.

Ein vil difor bli kopla på når det kjem opp spørsmål som gjelder eininga eller arbeidsprosessane ein tilhøyrer per i dag. I tillegg vil det på ulikt vis bli lagt opp til høyringar og/eller andre måtar å gje innspel på saker før dei skal til vedtak.

OU-leiaren har også jamnlege møte med dei tillitsvalde for å forankre ulike steg i prosessane. Dei tillitsvalde, i tillegg til din nærmaste leiar, er viktige kanalar for kommunikasjon inn til OU-programmet.