Ofte stilte spørsmål

Her finner du svar på ofte stilte spørsmål om OU-programmet.

Tema:

Når blir ting klart

Kva er klart til nyttår?

1.1.2018 vil dei fire nye fakulteta tre i kraft som formelle einingar, med éin dekan som leiar for kvart av dei. Ein tek dessutan sikte på at prodekanar og instituttleiarar skal kunne tiltre frå nyttår.

Ein startar no også med å sjå på kva råd og utval vi treng, slik at lovpålagde råd og utval skal vere på plass frå årsskiftet.

Før nyttår skal etter planen funksjonsplanane, som skildrar korleis dei administrative einingane skal organiserast, vere klåre. I neste omgang kan ein då starte med bemanningsplanar, som skildrar dei einskilde stillingane.

Når blir den nye organisasjonen ferdig?

Svaret på dette spørsmålet er ikkje enkelt, men det er realistisk å tru at heile den nye linja i Høgskulen på Vestlandet er på plass kring sommaren 2018.

Det er sjølvsagt også slik at i ein organisasjon som vår, så er vi aldri «ferdig». Vi må heile tida utvikle organisasjonen, men til sommaren skal vi kunne ha eit godt utgangspunkt for saman å kunne møte det samfunnet vi er til for.

Kva står igjen etter nyttår?

Bygginga av dei nye fakulteta er ikkje over til nyttår og framleis må ein få på plass nivå 4, som blir neste nivå under instituttet. Men i og med at utdanningsåret varer fram til sommaren 2018, vil dei tilsette i fakulteta reint praktisk halde fram med å undervise i dei same faga.

På den administrative sida er det altså arbeidet som no skjer i delprosjekt Administrativ organisasjonsstruktur – med først å lage funksjonsplaner, og i neste fase bemanningsplanar – som dannar grunnlaget for korleis administrasjonen vil sjå ut.

Sjølve innplasseringa i stillingar kan ikkje starte før bemanningsplanane er fastsette, og det skjer etter planen i februar. Innplasseringa blir ivareteke av eit eige prosjekt, med ekstern prosjektleiing. Meir informasjon om dette finn du på intranettet Vestibylen. 

Hovudbodskapen er difor framleis denne: Inntil du høyrer noko anna, skal du halde fram med å gjere det du gjer, under den leiaren du har.

Kva er allereie bestemt?

Leiing

HVL har normalmodellen for leiing etter universitets- og høgskulelova med tilsett rektor og ekstern styreleiar. HVL skal vidare ha gjennomgåande leiing og eins leiing på alle nivå.

Rektor for HVL er Berit Rokne og styreleiar er Arvid Hallén.

Prorektorar blei tilsett av styret 20. april. Dei tiltredde i stillingane 1.8.2017. 

  • prorektor for utdanning: Bjørg Kristin Selvik 
  • prorektor for forsking: Gro Anita Fonnes Flaten
  • prorektor for samhandling: Liv Reidun Grimstvedt

Les meir om tilsettinga av prorektorane.

Dekanane blei tilsett av styret 11. mai. Dei tiltredde i stillingane 1.8.2017, men fakulteta dei skal leie trer ikkje i kraft før 1.1.2018. Dei noverande dekanene har ansvar for sine avdelingar/fakultet ut 2017.

Les meir om tilsettinga av dekanane.

Organisasjonsdirektør blei tilsett av styret 15. juni, og dette er Tage Båtsvik. Han tiltredde i stillinga 1.8.2018.

Stillinga som direktør for økonomi og arealforvaltning er lyst ut eksternt. Sjå eiga sak om dette. 

Fagleg organisering

Når det gjeld fagleg organisering, er det avgjort at HVL skal fire fakultet.

Landa på struktur med 17 institutt

Instituttstruktur var saka som blei mest diskutert under styremøtet i Sogndal 28. september, der det særleg var talet institutt på Fakultet for ingeniør- og naturvitskap som var tema.

Administrativ organisering

Når det gjeld administrativ organisering, er dei store rammene lagt i vedtak om administrativ organisering på styremøtet 9. mars. Her blei det avgjort at:

Dette blir organisert som oppgåver på verksemdsnivå (nivå 1):

  • Stab og sekretariat for rektor, høgskolestyret, råd/utvalg/nemnder på nivå 1.
  • Strategisk kommunikasjon
  • Virksomhetsstyring (inkludert økonomistyring)
  • Organisasjonsutvikling og HR-funksjoner
  • HMS, sikkerhet og beredskap
  • Digitalisering
  • Forsknings- og studieadministrasjon (inkludert spesialiserte oppgaver, internasjonalisering og eksternt finansiert aktivitet)

Desse oppgåvene blir organisert i fellestenester (nivå 2):

  • Drift/infrastruktur
  • Servicetjenester/førstelinje
  • Areal-/romplanlegging
  • IT-drift/ utvikling
  • Læringsplattform, e-læring, utvikling og drift
  • Kommunikasjon og markedsføring
  • Arkiv
  • Bibliotek
  • Økonomitjenester: regnskap, innkjøp, lønn
  • Opptak og rekruttering av studenter
  • FS: utvikling/rapportering DBH
  • Eksamen

Desse funksjonane må utførast på kvart studiested, uansett organisering:

  • Servicetjenester/førstelinje (studentmottak, tilsatte og besøkende)
  • Varelevering/post
  • Studieveiledning
  • Læringsplattform og e-læringssupport
  • Areal-/romplanlegging
  • IT-drift og -support
  • Bibliotek
  • Eksamen
  • Driftsadministrasjon (bygg, renhold

Desse oppgåvene er det enno ikkje avgjort kor vil ligge:

  • Økonomi – budsjettering i fakultet og rekneskapsoppfølging
  • HR/personal – personaloppfølging og rekruttering
  • Internasjonalisering – student- og ansattutveksling
  • Etter- og videreutdanning (EVO/EVU) – eksternt finansiert

Anna enn dette er det lite som er avgjort, og det er desse svara ein no arbeider med å komme fram til. Det er delprosjekt P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur som har fått mandat til å føreslå ei organisering av den administrative verksemda.

Rolla til OU-programmet

Kva er eigentleg OU-programmet?

OU-programmet (organisasjonsutviklingsprogrammet) skal organisere og gi støtte til arbeidet med å løyse spørsmål knytt til utvikling av ein felles organisasjon for HVL.

OU-programmet er delt inn i ulike prosjekt, med delprosjekt, som definerer nokre av dei oppgåvene som skal løysast. Rolla til OU-programmet og prosjekta er å legge til rette for gode og involverande prosessar, som gir eit godt grunnlag for å fatte ei avgjerd. Avgjerda er det rektor, eller styret, som til sjuande og sist fattar.

OU-programmet gir ein mellombels struktur for arbeidet med å utvikle HVL fram til ansvaret er plassert i den nye organisasjonen.

Kva er er rolla til programleiaren og prosjektleiarane?

Wiggo Hustad er leiar for programmet. Oppgåven til programleiaren har vore å etablere den ramma prosjekta skulle inn i, basert på dei vedtaka styret har gjort knytt til plattform, utgreiingar i fusjonsprogrammet og andre styrevedtak.

No når mandata for kvart prosjekt er på plass, er rolla til programleiaren å støtte prosjektleiarane slik at dei lukkast, og å sikre at programmet leverer avgjerdsgrunnlag til dei organa som kan fatte vedtak (i hovudsak styret).

Prosjektleiarane legg til rette for aktivtetane i prosjekta, slik at rektor eller styret får et grunnlag å ta avgjerder på. Prosjektleiarane skal planlegge, utføre, evaluere og levere i samsvar med mandata dei har for sine respektive prosjekt. 

Er det OU-programmet som bestemmer korleis HVL skal sjå ut?

Nei. Rolla til OU-programmet er å støtte dei prosessane som skjer på fagleg og administrativ side. Desse prosessane skal leie fram til at rektor og styret får eit godt grunnlag å fatte avgjerder på. Det er rektor som som innstiller saker til styret, og OU-programmet har fått sitt mandat av rektor og styret. 

Korleis skjer prosessen med innplassering i stillingar?

Innplasseringsprosjektet ligg ikkje til OU-programmet, dette er det personaleiningane som har ansvar for. OU-programmet, ved P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur, skal utarbeide organisasjonsstruktur og bemanningsplanar til bruk i innplasseringsprosessen, medan innplassering av dei einskilde medarbeidarane ligg til personal.

Innplasseringa er i denne omgang først og fremst ei sak som får konsekvensar for administrativt tilsette. Fagleg tilsette "følgjer" sine fagmiljø til dei nye fakulteta, når dei trer i kraft 1. januar 2018. 

Sidene om innplasseringsprosjektet ligg på intranettet for HVL, Vestibylen. Sida er kun for tilsette og krev innlogging.

Medverknad og involvering

Korleis blir dei tilsette involvert i prosessane?

Hovudprinsippet er at arbeidet blir lagt opp slik at dei som endringane gjeld, er med på å utforme sin nye kvardag. På fagleg side leiar dekanane arbeidet med å fastsette ein instituttstruktur, og på administrativ side bruker ein KA-strukturen frå prosjekt Sikker drift til å leie arbeidet med å reorganisere den administrative verksemda.

Ein vil difor bli kopla på når det kjem opp spørsmål som gjelder eininga eller arbeidsprosessane ein tilhøyrer per i dag. I tillegg vil det på ulikt vis bli lagt opp til høyringar og/eller andre måtar å gje innspel på saker før dei skal til vedtak.

OU-leiaren har også jamnlege møte med dei tillitsvalde for å forankre ulike steg i prosessane. Dei tillitsvalde, i tillegg til din nærmaste leiar, er viktige kanalar for kommunikasjon inn til OU-programmet.