Enklere søknadsprosess med ny app for studentutveksling
– Det er mye lettere å søke utveksling. Med papirmengden fra tidligere vurderte jeg å droppe det, sier en HVL-student som har testet HVL sin nye utvekslingsapp.
Studenter og ansatte ved alle de fire fakultetene har deltatt i et pilotprosjekt der de har testet appen, som skal gjøre det enklere for studentene å velge godkjente emner fra det universitetet de ønsker å reise på utveksling til.
– Den nye appen vil legge til rette for at studentene får en enkel og oversiktlig inngang til informasjon om utveksling. Den vil også bidra til at HVL kan behandle utvekslingssøknader på en mye mer effektiv måte i alle ledd, sier Halvard Ones ved Avdeling for forskning, internasjonalisering og innovasjon (AFII), fagansvarlig i arbeidet med å få utviklet den nye appen.
Erfaringene har så langt vært veldig gode.
– En får mye informasjon på en enkel måte uten å måtte kontakte så mange, er en av studentens uttalelser fra pilotprosjektet.
Faglig kontaktperson på Fakultet for økonomi og administrasjon, Ole Jakob Bergfjord, er fornøyd med den nye appen:
– Appen er veldig arbeidsbesparende på sikt, fordi allerede godkjente emner ikke må godkjennes manuelt på nytt for hver enkelt student. Vi får bedre mulighet til å følge opp de studentene hvor det er størst behov, for eksempel knyttet til studenter som drar til nye steder eller velger emner vi ikke har erfaring med.
Faglige kontaktpersoner må forhåndsgodkjenne emner
– Det som nå er viktig å få på plass, er at så mange emner som mulig fra utvekslingsinstitusjonen blir forhåndsgodkjent hos faglige kontaktpersoner her på HVL, sier Halvard Ones og Marit Schulstad Wasa fra AFII.
De forteller at alt nå ligger til rette for at faglige kontaktpersoner kan godkjenne emner sånn at studentene kan få velge fag fra en godkjent liste. Dermed forenkles prosessen med å søke om å godkjenne fag fra de internasjonale institusjonene, og i det lange løp vil det forenkle prosessen både for faglige kontaktpersoner og for de administrativt ansatte som skal godkjenne selve utvekslings-søknaden.
For å sørge for kapasitet til arbeidet har HVL satt av 3 millioner kroner i midler til særskilte innsatsområder til fakultetene.
Mål om å ta appen fullt i bruk til høsten
Målet er nå at alle HVL sine studenter kan ta appen i bruk til høsten.
Da er det viktig at de faglige kontaktpersonene gjør forhåndsjobben før august med å godkjenne emner fra utvekslingsinstitusjonene.
Når dette er gjort, vil de godkjente emnene bli lagt til i listen som studentene kan velge fra, og da vet de at dette er et emne som trygt kan velges.
Marit forteller at HVL er først i landet med å få utviklet og ta i bruk en sånn app.
– HVL hadde et forprosjekt i 2019, og det siste året har AVO Consulting hjulpet oss med utviklingsjobben for appen.
Har du spørsmål kan du kontakte Halvard Ones (halvard.ones@hvl.no) eller Marit Schulstad Wasa (Marit.Schulstad.Wasa@hvl.no) på AFII.