Q&A

Kan jeg bruke diktafon app?

Det finnes en diktafon app som eies av UiO, og er knyttet til "nettskjema." HVL har ingen avtale om å bruke UiO sin dikafon app og det betyr at denne ikke er tillatt for HVL ansatte og studenter. Se også retningslinjene pkt. 5 (lagringsguiden) på denne nettsiden for en samlet oversikt over hvordan du skal behandle personopplysninger.

Hvordan får jeg en diktafon?

Diktafonene kan lånes på Læringslab, og er primært forbeholdt studenter. Ansatte kan kontakte institutt / fakultet for ev. kjøp av diktafon til bruk i forskning. 

Hva er mitt ansvar som veileder for studenter som behandler personoplysninger?

Du bør sjekke at studentene melder prosjektet og følger vilkår fra Sikt (og REK når det er helseforskning)  og  bruker forskningsserveren for sine røde data (særlige kategorier). Når prosjektet er ferdig må de slette data på forskningsserveren. I tillegg må studentene huske å sende inn sluttmelding til Sikt (og REK) når de er ferdige. Hvis de ikke gjør dette så vil veileder få ansvaret for å følge opp aktiviteter som studenten ikke har fullført. Brudd på disse retningslinjene kan få konsekvenser for studentens oppgave. 

Må bachelorstudenter melde datainnsamling til Sikt?

Studentene skal intervjue ansatte eller samle inn opplysninger på spørreskjema, men svartiden fra Sikt er så lang at de risikerer å ikke fullføre.

Svar: Dersom studentene skal ha lydopptak er  dette personopplysninger og da må det meldes til Sikt for at HVL skal ha protokoll (oversikt) iht lovkrav.

Svartiden fra Sikt varierer og det er viktig at veiledere hjelper studentene med å fylle ut skjema slik at de blir rett utfyllt. Hvis det er uklarhet vil Sikt bruke tid på å gå i dialog med studenten.

Sikt har en løsning med felles innmelding som mange bruker på lavere grad for å avgrense antall meldinger og for å sikre at studentene får gjennomført i tide.  Informasjon om felles innmelding her https://www.nsd.no/personverntjenester/fylle-ut-meldeskjema-for-personopplysninger/felles-vurdering-av-bachelorprosjekter

Alternativt kan studentene unngå lydopptak eller innhente opplysninger anonymt gjennom spørreskjema (bruk surveyxact).

Hva må jeg tenke på når jeg samler data anonymt?

Svar:Behandling av reelt anonyme data trenger ikke å meldes til Sikt.

Men det er viktig å huske på følgende:

• Surveydata er i utgangspunktet ikke regnet som anonym fordi IP-adressen lagres. I SurveyXact er det mulig å velge at data samles anonymt. Husk å ikke inkludere åpne svarkategorier.
• Intervjuer som gjennomføres uten (lyd)opptak og ikke inneholder identifiserende bakgrunnsopplysninger regnes som anonym. Dersom det gjøres lydopptak regnes dette som en personopplysning og prosjektet må meldes til Sikt.
• Ivareta forskningsetiske normer for ditt fagområde

Skal data i student prosjekter lagres på forskningsserveren til HVL?

Svar: Dersom dette er vanlige kategorier personopplysninger (gule data) skal de ikke lagres på forskningsserver. Denne typen data kan lagres på studentens private enhet, men dette må avklares med veileder og gjøres i henhold til HVL sine retningslinjer.

Dersom prosjektet behandler særlige kategorier personopplysninger (røde data) skal data alltid lagres på forskningsserver. 

Se guide for kategorisering av forskningsdata.

Behandlingsansvarlig virksomhet for phd. kandidat som er ansatt utenfor HVL

Hvem skal jeg føre opp som «behandlingsansvarlig organisasjon» når jeg er ansatt ved XY men på ph.d.-program på HVL? Skal jeg eventuelt krysse av for delt behandlingsansvar, eller ligger hele ansvaret hos HVL?

Svar:For ditt prosjekt vil det være delt behandlingsansvar. Du kan gjerne opplyse om denne vurderingen i meldeskjemaet til Sikt. Da vil jeg angi HVL som behandlingsansvarlig siden graden din skal godkjennes her. XY angis med delt behandlingsansvar i meldeskjemaet. I tillegg kan det være aktuelt å inngå en avtale om delt behandlingsansvar mellom HVL og XY. Fagansvarlig for forskningsetikk og personvern i forskning kan bistå med avtalen.

Godkjenning av utviklingsprosjekt på sykehus

Spørreskjema leveres ut av sykepleiere på det aktuelle sykehuset. Respondentene fyller ut og leverer spørreskjemaet i en lukket konvolutt og konvoluttene samles i en postkasse/skap.

Er dette utviklingsprosjektet meldepliktig til Sikt eller REK? Er det eventuelle justeringer vi kan gjøre for å unngå meldeplikt?

Svar: Planen å gjennomføre en anonym undersøkelse på papir. Det gis informasjon om formålet og at undersøkelsen er anonym.

I en gjennomgang av spørreskjemaet fremkommer det at det er lagt til to åpne spørsmål på slutten, og et fritekstfelt (andre tjenester). Disse kan bidra til at det kommer fram personopplysninger og må derfor tas ut.

Så fremt spørreskjemaet er helt anonymt, jf. det som står over, skal prosjektet ikke meldes til Sikt. REK skal ikke vurdere dette prosjektet.

Forlenge prosjekt som er godkjent av REK

Jeg har ikke fullført et prosjekt som er godkjent av REK. Hvordan kan jeg forlenge prosjektperioden?

Du må søke REK og Sikt om forlengelse. Dersom du fikk godkjenning før 2018 må du opprette et nytt meldeskjema hos Sikt. Du må også melde fra til IT at du skal forlenge lagringsplassen på forskningsserveren.

Skal prosjekt som er godkjent av REK før 2018, og som fortsatt pågår, meldes til Sikt?

Svar: HVL ønsker at prosjektet meldes til Sikt. I en overgangsperiode ble det vurdert at det ikke var behov for å melde små endringer i prosjekter som hadde kortere varighet. I og med at det er mer enn to år siden vi fikk det nye regelverket anser vi at denne overgangsordningen ikke er aktuell å bruke lengre.

Legge ved transkripsjoner i masteroppgave?

Jeg har enkelte ganger hørt at noen sensorer ønsker at man inkluderer transkripsjonene fra intervjuer som vedlegg til masteroppgavene. Er dette noe som man spesifikt må nevne i samtykkeskjemaet som deltakerne signerer?

Svar: Ja, studentene bør nevne eksplisitt at transkripsjonene legges ved i oppgaven. Det er også viktig at studenter lærer å transkribere anonymt så fremt det er mulig. Det betyr å fjerne eller erstatte navn og bakgrunnsopplysninger om informantene, og unnlate å angi nøyaktig tid og sted.

Bruk av opplysninger som er publisert på internett

Jeg blir ikke helt klok på de forskningsetiske retningslinjene når det kommer til internettforskning. Kan eksempelvis en meningsytring som er publisert på en offentlig nyhetsside regnes som offentlig? Setter opphavsretten noen grenser for mitt datamateriale? Og ikke minst, vil en kunne bruke kommentarinnhold, uten å ha fått samtykke fra de som har kommentert? Alt av tekstene jeg vil bruke vil jo være mulig å spore opp. Dette vil potensielt lede til personopplysninger, dersom personen har benyttet navn.

Svar: Spørsmålet om du må melde prosjektet til Sikt er ikke relatert til diskusjonen om offentlig/privat. I og med at utsagn på disse mediene kan knyttes til personer må du melde prosjektet til Sikt.  Årsaken er at datamaterialet ditt vil inneholde personopplysninger. Rutinen for melding til Sikt tar utgangspunkt i at du har personopplysninger, ikke om opplysningene er offentlige eller ikke.

Det vil sannsynligvis ikke være mulig å få samtykke fra personer som har ytret seg. I meldeskjemaet må du begrunne hvorfor dette ikke er mulig, og du må velge et annet lovlig grunnlag enn samtykke for behandling av personopplysninger. Selv om det ikke innhentes samtykke må du vurdere om de som har ytret seg skal få informasjon om prosjektet ditt (du har plikt til å informere så lenge det er praktisk mulig og dette ikke er farlig eller til ulempe for prosjektet ditt).

Hvis du vil lese mer dette anbefales artikkelen  "Forskningsetiske normer og juridiske rammer i norsk språkforsking med data frå sosiale medium" av Bakkevoll og Somby i Norsk Lingvistisk Tidsskrift Nr. 2 (2021). 

http://ojs.novus.no/index.php/NLT 

Intervju på telefon, Zoom eller Teams uten opptak

Vi skal gjennomføre 15 dybdeintervju. Desse skal vi ikkje ta opptak av, berre notere undervegs. Men nokre av intervjua kan skje på telefon eller zoom. Nokre ved fysisk møte. Skal dette vurderes av Sikt?

Svar: Så lenge det ikke registreres personopplysninger skal det ikke meldes. Notater uten personopplysninger skal ikke meldes. Dere kan bruke Zoom så fremt det ikke er konfidensielle samtaler og dere bruker HVL-kontoen med ende- til ende kryptering.

Betale informanter for intervjuer

Jeg erfarer at de jeg vil intervjue er veldig travle, og jeg lurer på om et gavekort på 3-500,- hadde kunnet fått dem til å stille for eksempel på ettermiddagstid

Svar: Når prosjektet er vurdert av Sikt og ev. REK må man sende en endringsmelding om bruk av belønning. Jeg vil ikke anbefale at man bruker denne størrelsen på gavekort for studentoppgaver. Det er ikke uproblematisk å betale for respondenter, og selv større analysebyråer gir ikke så store beløp til enkeltdeltakere.

Dersom befolkningen blir vant til å få betalt for å delta i forskning vil dette være en utgiftspost som kan påvirke forskningen både med tanke på frivillighet og med tanke på ressurser. Spesielt vil dette få konsekvenser for studenter som normalt ikke har budsjett til å betale for å få folk til å delta i forskning.

Trenger jeg godkjenning av anonym spørreundersøkelse til sårbare grupper?

Svar: Når undersøkelsen er helt anonym, det vil si at man bruker den anonyme løsningen til SurveyXact, skal det ikke meldes til Sikt. Sikt skal forhåndsvurdere undersøkelser som behandler personopplysninger. I tillegg til å velge en anonym løsning må spørsmålene ikke inneholde bakgrunnsvariabler som samlet kan identifisere enkeltpersoner. Dere kan heller ikke ha spørsmål med åpent svaralternativ.

Det er ikke anbefalt å gjennomføre anonyme spørreundersøkelser til svært sårbare grupper, for eksempel personer med alvorlige psykiske lidelser eller rusavhengige. Årsaken er at vi ikke har mulighet til å ivareta dem og oppfylle varslingsplikten når undersøkelsen er anonym.

Hva er særlige kategorier personopplysninger og hvordan kategoriseres opplysninger om barn? 

Hvor finner jeg mer info om hva regnes som alminnelige  personopplysninger og hva som særskilte? Er det noe forskjell hvis opplysninger gjelder voksne vs barn? Ville lydopptak av barn med navn være alminnelig eller ikke? Tekst med navn?

Svar: Dersom det er foto eller video av barn så vil jeg behandle dette som særlige personopplysninger (røde data), men for tekst eller lydopptak vil jeg behandle det som alinnelige (gule data) som ikke må behandles på forskningsserver. Opplysninger om barn er i seg selv ikke sensitive eller særlige kategorier. 

Særlige kategorier personopplysninger er:

Personopplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap, samt genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person, helseopplysninger eller opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering og straffedommer og lovovertredelser.

Kilde: Personvernordbok | Sikt

Bruk av eksterne medarbeidere til transkribering

Vi har gjort lydopptak av forskningsintervju. Hvordan er det best å dele disse opptakene med den eksterne medarbeideren som skal transkribere?

Svar: Når det er en ekstern medarbeider (enten firma eller enkeltperson) er det behov for en databehandleravtale. Du finner mal for databehandleravtale her.

Dersom det er vanlige kategorier personopplysninger (gule data) som skal transkriberes, kan lydfiler sendes på en kryptert e-post.

Dersom det er særlige kategorier personopplysninger (røde data) skal disse lydfilene kun lagres på forskningsserveren.  Dersom en ekstern forskningsmedarbeider skal ha tilgang til forskningsdataene, skal det undertegnes avtale med ikke-ansatt.

Les mer om kategorisering av forskningsdata her.