Å leggje puslespelet på nytt

9. mars vart OU-programmet formelt starta opp i styremøtet, og 23. mars var prosjektleiarane på plass. OU-programmet sin funksjon er å gi støtte til dei prosessane som skal skje i organisasjonen.

Det er med andre ord dei tilsette sjølve som skal komme med forslaga til korleis framtida skal sjå ut på papiret. Men korleis skal ein sikre at det er slik det skjer?

Etablering av instituttstruktur

Når det gjeld etablering av fagleg nivå 3, er det dei sittande dekanane som eig innhaldet i prosessane. Nokre fagmiljø er allereie godt i gang med å involvere dei tilsette i å leggje puslespillet, medan andre startar opp i desse dagar.

– Fagmiljøa befinn seg på ulike campus, og arbeidet startar der, seier prosjektleiar Gunn Haraldseid.

Det er altså mange som no kvar for seg skal setje seg ned og sjå på kor dei høyrer heime i eit nytt organisasjonskart.

Haraldseid er i ferd med å skaffe seg oversyn over kor langt dei er komne i dei ulike miljøa, kva behov dei har for hjelp og støtte, og samstundes sikre at prosessane blir kopla saman til ein heilskap.

Ulike prosessar lokalt

Alle prosessane skal sørgje for involvering av tilsette, tillitsvalde og studentane. Men korleis en vel å gå fram for å løyse dette, er ulikt både fagmiljøa som soknar til dei fire fakulteta, og på dei ulike campusane.

– Det er skilnad på korleis verda ser ut i dag, og i kompleksiteten til dei ulike avdelingane. Bergen har ein heilt anna storleik til dømes, og det gjev seg utslag i korleis ein må gå fram for å ta diskusjonen, fortel Haraldseid.

– Samstundes må vi vurdere om det er nokre formelle krav som må oppfyllast i alle prosessane, og sjå til at prosessane lokalt svarar på dette.

Hennar rolle som prosjektleiar blir då på den eine sida å sørgje for naudsynt støtte til dekanane, og å sjekke av om dei har tenkt på korleis dei vil involvere tilsette og fagmiljø, studentane og dei tillitsvalde, og at kommunikasjonen flyter greitt på tvers av prosessane.

På den andre sida skal ho utfordre fagmiljøa og minne dei om ambisjonane for HVL som ligg i fusjonsavtalen, og om saker som alt er vedteke og eventuelt påverkar handlingsrommet deira.

Inga enkel oppgåve der altså. Prosessar er ein kompleks materie. Dei går både parallelt og sekvensielt, folk skal involverast, kommunikasjonen skal flyte, og nokon må til sjuande og sist ta ei avgjerd.

Siste frist: september

Det denne prosessen skal munne ut i, er namn på institutta og fordeling inn under dei fire fakulteta.

– Det betyr ikkje at ein ikkje kan byrje å snakke om korleis eit nivå 4 vil sjå ut. For mange er det vanskeleg å sjå for seg institutta utan at ein tenkjer på eit nivå under, men det er ikkje dette som skal bli avgjort i styremøtet, presiserer Haraldseid.

Den endelege fristen for å levere inn eit forslag er styremøtet i september. Om nokre fagmiljø ser at dei klarer det før, er det også opning for at dei kan levere frå seg saka og få ho avgjort tidlegare.

Helse- og sosialfaga

Eit miljø som startar opp sin prosess i desse dagar er helse- og sosialfaga. Dei hadde oppstartsmøte 28. mars i Bergen med leiarar på ulike nivå ved dei fire avdelingane og medlemer av OU-programmet til stades.

– Vi har eigentleg venta litt på å kome skikkeleg i gang, og ser det no som ein styrke at OU-teamet er på plass og at ein kan få hjelp og støtte der til å jobbe vidare. Elles var det god og kreativ stemning på møtet 28. mars, og leiarane kom i fellesskap fram til prosessen vidare, fortel dekanane for dei fire avdelingane.

På møtet diskuterte dei mellom anna nettopp korleis dei no vil gå vidare for å lukkast med prosessane og få til god involvering. Vidare har dekanane utarbeida plan for kommunikasjon og ein prosessplan som skal forankrast lokalt på dei ulike campusane.  

– Vi har også gjennom siste året vore bevisste på å legge til rette for at tilsette skal møtast på tvers i ulike møter og samlingar. Det å kjenne litt til kollegaer på andre campus og dei muligheitene som kan ligge i samarbeid om utdanning, forsking og administrasjon ser vi som ei viktig investering når organiseringa skal på plass, seier dekanane.

Prosessen vidare

Vidare vil dei leggje opp prosessen ulikt på kvar campus, men dei vil og sørgje for ein viss grad av dialog på tvers. I slutten av mai utarbeider dekanane utkast til alternative modellar basert på drøftingane som har vore i fagmiljøa.

I juni blir det så ei formell høyringsprosess, saka skal diskuterast med dei tillitsvalde, og til slutt skal ein systematisere høyringsinnspela og skrive ein endeleg sak til styret.

– Vi vil vektlegge å halde oppe informasjonsflyt og medverknad, og håpar vi saman landar på ein god modell for organisering i institutt som også gir gode vilkår for eit fjerde organiseringsnivå, avslutter dekanane. 

Fakta: P2.2. Etablering av fagleg nivå 3 (institutt)

• Instituttstrukturen blir vedteke av høgskulestyret. Dette skjer seinast i styremøtet i september (28.9 i forslag til møteplan).
• Det er dekanane med støtte frå OU-programmet som styrar prosessen med å teikne opp forslag for dei fire fakulteta.
• Prosessen er ulikt løyst i dei ulike fagmiljøa. Det som er likt er at forslaga skal komme frå fagmiljøa sjølve, at tillitsvalde studentar og tilsette skal koplast på prosessane undervegs og at endeleg forslag for organisering av kvart fakultet, og at utkasta skal gjennom ei form for høyring.