En robot til tjeneste

I 2016 inngikk Avdeling for helse- og sosialfag (AHS) ved daværende HiB rundt 1400 kontrakter med timelærere, sensorer og gjesteforelesere. Alle disse kontraktene skal registreres i arkivsystemet P360.

Arbeidet er tidkrevende, rutinepreget og regelstyrt, og omfanget er stort. For et menneske kan det være kjedelig, men for en robot er oppgaven perfekt.

Trude Engebretsen, som er kontorsjef ved AHS, hadde lenge tenkt at det gikk unødvendig mye ressurser med til å administrere kontrakter for gjesteforelesere. Da digitaliseringsprosjektet var på jakt etter en pilot for å utvikle kunnskap om robotiserte arbeidsprosesser, var Engebretsen raskt på pletten.

– Vi hadde regnet på at vi bruker rundt 2, 3 millioner årlig i utbetalinger til timelærere, sensorer og gjesteforelesere, og 1 million på å administrere utbetalingene. Det sier seg selv at det er for mye, sier Engebretsen.

Egnet kandidat for robotisering

I tillegg til at det er en kostnadskrevende prosess, er det også en oppgave det har vært vanskelig å skaffe arbeidskraft til. Dermed har det vært mye utskifting i personalet, og mye bruk av vikarer.

Lene Susann Pilskog har som leder for delprosjektet «P4.2 Digital samhandling – felles prosesser og kompetanse» vært inne i prosessen fra et utviklingsståsted.

– Ut fra bevisstheten om at vi lærer mer av å gjøre enn å lese, ville digitaliseringsprosjektet gå i gang med å lage noen piloter. Både for å lære og for å avdekke problemer som oppstår underveis, forteller hun.

Da prosjektet signaliserte at de ønsket forslag til arbeidsoppgaver som kunne egne seg for automatisering, fikk de en rekke innspill fra organisasjonen. Delprosjektet satte så opp en liste, som ble sjekket av med ledere og tillitsvalgte.

Etter denne runden ble det bestemt at prosjektet skulle arbeide videre med kandidaten til Trude Engebretsen – «Administrasjon av timelærere, sensorer og gjesteforelesere».

Fikk klaff

Når kandidaten så var valgt ut, måtte man gjøre en systematisk gjennomgang av de ulike stegene i prosessen, for å se om den faktisk egnet seg for robotisering. I juni hadde representanter fra AHS et møte med digitaliseringsprosjektet, der de kontrollerte dette.

Konklusjonen på møtet ble at prosessen «registrering av gjesteforeleserkontrakter i P360» egnet seg og skulle robotiseres.

– Denne prosessen har både tilstrekkelig volum i saker, slik at det vil være lønnsomt å robotisere oppgaven, i tillegg til at den er repetitiv og regelstyrt, forteller Pilskog.

For tiden jobbes det for fullt i administrasjonen med å samkjøre de ulike arbeidsprosessene, så når prosjektet valgte ut denne prosessen var det først og fremst for eksempelets skyld – rett og slett for å få erfaringer med å utvikle en slik robot.

En robot med brukernavn

– Erfaringen er at dette er noe vi kan få til rimelig kjapt, altså i løpet av en periode på seks uker, dersom prosessen og systemet er samarbeidsvillig, sier Pilskog.

Roboten de nå har laget er nemlig ikke et fysisk vesen, men et program som kan åpne programmer og utføre handlinger på en datamaskin. Det er rett og slett en bruker, som kan utføre oppgaver, dersom de er tydelig regelstyrte.

Når man ellers i samfunnet snakker om robotisering av arbeidet, er det ofte slike roboter og slike arbeidsoppgaver man tenker på. Så er da også ordet robot et låneord fra tsjekkisk som har sin opprinnelse nettopp i ordet arbeider.

Rpa-bruker er det noe kryptiske brukernavnet på denne pilotroboten som digitaliseringsprosjektet nå har laget. For de innvidde gir dette mening, ettersom RPA er et akronym for robotisert prosessautomatisering.

Prosesser som kan automatiseres

Når store deler av administrasjonen i HVL nå er i sving med å kartlegge og tegne felles arbeidsprosesser, er en del av oppdraget nettopp å gi forslag til hvilke prosesser som kan egne seg for digitalisering og robotisering.

Erfaringen så langt er at folk er ivrig med å melde inn oppgaver som kan robotiseres. 

– Vi er likevel ikke der at alt skal robotiseres. For det første blir ikke prosesser bedre av en robot. Hvis det er endring i arbeidsform, eller andre grep som gir bedre effekt på administrativ kvalitet og effektivitet bør disse gjennomføres først, sier Wiggo Hustad, leder for OU-programmet.

– Vi skal ikke ta arbeidet fra folk, men frigjøre kapasitet til å bruke på utvikling og kvalitetsarbeid – oppgaver som ikke kan automatiseres. Her er uansett fusjonsavtalen krystallklar, og ingen skal miste arbeidet som følge av fusjonen, understreker han.

Digitaliseringsarbeidet må styres

Hustad har nylig anbefalt for styret at HVL bør vurdere å lyse ut en ny stilling som får et overordnet ansvar for digitaliseringen av virksomheten.

– Digitalisering er noe langt mer omfattende enn det vi demonstrerer i OU-programmet. Digitalisering krever både en betydelig oppmerksomhet fra styre og toppledelse, samt en kraftfull leder for arbeidet, sier Hustad.

– Dette handler om gjennomgripende transformasjon av store deler av virksomheten, både faglig og administrativt. Det ligger et stort potensiale her, men det må gjøres kunnskapsbasert. Det betyr at vi må opptre som det vi er: Sannhetssøkende kunnskapsarbeidere.

Hustad er opptatt av at organisasjonen har tilstrekkelig kunnskap til å gjøre valg, og ikke blir tvunget av andres valg i den fasen vi går inn i.

– Derfor er både det å lede arbeidet, og styrets strategiske valg viktig, understreker han.

Se roboten i arbeid

• Følg arbeidet med å utvikle organisasjonen: hvl.no/ou