Utsatt frist for funksjonsplaner
Gruppene som skal levere forslag til en administrativ organisasjonsstruktur har fått utsatt frist til 28. november. Målet om at administrasjonen skal være innplassert til sommeren 2018 består.
For tiden er ni arbeidsgrupper i sving med å utarbeide og ferdigstille planene, som blant annet beskriver oppgaver, ansvar og prosesser som ligger til de ulike administrative enhetene.
Parallelt med at de har diskutert funksjonsplaner har strategisk ledergruppe jobbet med å fatte noen prinsipielle beslutninger, som gir føringer for arbeidet med planene. Dette arbeidet tok litt mer tid enn forventet.
– Vi kommer fra ulike kulturer og har ulik bakgrunn. Det er også til dels vanskelige spørsmål man skal ta stilling til – hvordan ivaretar man ulike hensyn på best mulig måte? Da har det vært behov for å bruke litt mer tid på å diskutere seg gjennom disse spørsmålene, forteller prosjektleder Maria Stene-Jonassen.
Gruppene har nå fått frist til 28. november på å levere funksjonsplaner.
Høringsvindu på to uker
Gruppene utarbeider planer både for fellesadministrasjon og fakultetsadministrasjon innen sine områder.
Etter at planene er levert inn skal de på høring. Prosjektleder for Administrativ organisering, Maria Stene-Jonassen, forbereder høringsutsendingen sammen med andre i organisasjonsutviklingsprogrammet.
– Her vil også enkle organisasjonskart gjøre det lettere å se totalbildet for fakultets- og fellesadminstrasjon, forteller Stene-Jonassen.
Høringen skal gå ut til hele organisasjonen og blir sendt via ledere i den eksisterende linjen. Man vil benytte Questback slik man gjorde til høringen om fakultetsstrukturen.
Organisasjonen får to ukers frist til å besvare høringen. I etterkant må prosjektgruppene ha litt tid på å gå gjennom innspillene og eventuelt justere planene før de kan sende fra seg et endelig forslag.
Danner grunnlag for bemanningsplaner
Rektor fastsetter funksjonsplanene og den formelle organisasjonsstrukturen etter å ha gjennomført møter med de tillitsvalgte.
Når funksjonsplanene er godkjent, kan gruppene starte arbeidet med bemanningsplaner. Bemanningsplanene gir en mer detaljert oversikt over de ulike stillingene man trenger for å løse oppgavene som er beskrevet i funksjonsplanen.
Selv om forsinkelsene berører arbeidet med bemanningsplaner, er det tatt høyde for forsinkelser når man har sagt at administrasjonen kan være ferdig innplassert til sommeren 2018. Dette målet står derfor fortsatt fast.