Plasserer hjørnene på puslespillet
Hvilken toppleder skal ha ansvar for biblioteket, EVO og internasjonalisering? Dette er blant spørsmålene som skal besvares gjennom en beslutningsprosess som nå er satt i gang.
Man skal også avklare hvilke administrative tjenester som skal organiseres som fellestjenester, og hvilke som skal organiseres under fakultet. I tillegg skal det gjøres noen prinsipielle avklaringer om lederstruktur på ulike nivåer.
At særlig de første to beslutningene blir tatt, er avgjørende for arbeidet med funksjons- og bemanningsplaner i delprosjekt P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur. Dette delprosjektet skal her legge resten av puslespillet, hvis man skal forfølge puslespillmetaforen.
Den nye ledergruppen har derfor utarbeidet en plan for å fatte disse beslutningene som vil sikre konsultasjon fra de berørte partene.
Hva skal de beslutte?
Dette er de tre spørsmålene det skal tas en beslutning om i denne prosessen (utdrag fra mandat):
- Plassering av administrative funksjoner under overordnede administrative funksjonsområder.
- Prinsipper for lederstruktur (på nivå 3 og 4) i administrative fellestjenester/på virksomhetsnivå, og i fakultetene.
- Hovedfordeling av administrative funksjoner og oppgaver mellom fellestjenester på virksomhetsnivå og fakultetene.
Det er den nye ledergruppen, strategisk ledergruppe, som har ansvaret for å jobbe fram beslutningsgrunnlaget. Den nye organisasjonsdirektøren, Tage Båtsvik, skal lede arbeidet.
Hva skal plasseres?
I stillingsutlysningene for prorektor- og direktørstillingene er det skissert overordnede administrative ansvarsområder, men det er ikke avklart om denne fordelingen er endelig.
I tillegg har HVL eksisterende enheter og funksjoner som ikke er omtalt i utlysningene, og som det per i dag er uklart hvor skal plasseres i den nye organisasjonen.
Dette gjelder i hovedsak Senter for nye medier, bibliotekstjenestene, service-/førstelinjetjenester, internasjonalisering, EVO og overordnet ansvar for sikkerhet og beredskap.
I tillegg skal man altså for alle administrative funksjoner gi et forslag til hovedfordeling av oppgaver mellom fellestjenester på virksomhetsnivå og i fakultetene.
Konsulterende beslutningsprosess
I forrige uke ble det arrangert en oppstartsamling med toppledelsen, studentene og de hovedtillitsvalgte.
Hensikten med denne samlingen var å få en felles forståelse på arbeidet som skal gjøres videre med den administrative organiseringen ved HVL.
Gruppen gikk her gjennom det arbeidet som er gjort så langt. Man dro linjene til styresak 17/17 om administrativ organisering, viste til høringsinnspillene som kom til saken, og drøftet sammenhengen mellom strategisk utvikling, struktur, kultur og prosesser.
Man legger opp til en såkalt konsulterende beslutningsprosess, der de ulike funksjoner og enheter blir konsultert i forkant av ledergruppens diskusjoner, slik at de har et godt diskusjonsgrunnlag.
Når skal beslutningsgrunnlaget foreligge?
Gruppen har fått i mandat å legge fram et begrunnet forslag for rektor. Fristene er:
- 14. september: Forslag til plassering av de administrative funksjonsområdene, og forslag om prinsipper for lederstruktur.
- 13. oktober: Forslag til fordeling av oppgaver mellom fellestjenester på virksomhetsnivå og fakulteter.
Oppdatering:
Man måttet skyve på de opprinnelige fristene, men nå er alle beslutningene fattet:
- Plassering av administrative funksjoner i linjen
- Prinsipp for ledelse i fakultet.
- Prinsipp for leiing i administrative fellestjenester
- Plassering av administrative oppgaver i fellestjenester eller fakultet
Sammensetning av gruppen
- organisasjonsdirektør Tage Båtsvik
- prorektor for forskning Gro Anita Fonnes Flaten
- prorektor for samhandling Liv Reidun Grimstvedt
- prorektor for utdanning Bjørg Kristin Selvik
- dekan Asle Holthe
- dekan Randi Skår
- dekan Geir Anton Johansen
- dekan Anne Isabelle Robbestad
- økonomisjef Kirsten Bakken*
- direktør for arealforvaltning, drift og brukerservice Endre Laastad*
*Gruppen har sin hovedforankring i strategisk ledergruppe. Ettersom ny direktør for økonomi og arealforvaltning ikke er tilsatt, er gruppen utvidet med lederrepresentanter fra de to funksjonsområdene.
Organisasjonsdirektør Tage Båtsvik leder arbeidet. Sekretær for gruppen er Maria Stene-Jonassen.