Reglement for eksternfinansiert verksemd for Høgskulen på Vestlandet

Retningslinjer for bindande samarbeid og forvaltning av eksternfinansiert aktivitet og trer i kraft 01.01.2019. I overgangsfasen er det reglementa ved dei 3 tidlegare høgskulane som gjeld, men med felles satsar for fordeling av indirekte kostnader og overskot.

1. Føremål

Føremålet med reglementet er å gje ei oversikt over gjeldande regelverk knytt til eksternfinansiert verksemd og då spesielt bidrags- og oppdragsfinansiert verksemd (BOA), og kva krav som vert stilt til forvaltning og organisering av verksemda. Reglementet beskriv forvaltninga ved HVL, men må supplerast med rutinar.

1.1 Innleiing

HVL sitt reglement for eksternfinansiert verksemd er basert på følgjande reglement og retningslinjer:

1.2 Virkeområde

Reglementet gjeld for all fagleg verksemd med heil eller delvis ekstern finansiering der HVL er part, og omhandlar

  • Forvaltning og organisering av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)
  • Forvaltning av eksternt finansiert verksemd (EFV), óg eksternt finansiert etter- og vidareutdanning, mobilitetsstipend, gåver og gåveforsterkningsordning

1.3 Målsetjinga med den eksternfinansierte verksemda ved HVL

  • At den faglege kompetansen ved HVL skal koma til nytte for samfunns- og arbeidsliv
  • Å auka kvalitet og relevans på forsking og undervisning
  • Å bidra til å skapa breiare og meir robuste fagmiljø
  • Å styrka økonomien i HVL

1.4 Ansvar for eksternt finansiert verksemd

  • Fastsetje reglement for eksternt finansiert verksemd ved HVL – delegert til rektor frå styret
  • Sjå til at forpliktande samarbeid som HVL inngår, støttar opp under HVL sine strategiar – rektor, dekanar og anna linjeleiing
  • Sjå til at prosjektstyringa er i tråd med regelverket - prosjektleiarar
  • Sjå til at regnskapsføringa a er i tråd med regelverket – økonomi- og arealdirektør

2. Definisjonar

Institusjon
er Høgskulen på Vestlandet, heretter kalla HVL.

Eksternfinansiert verksemd
er all aktivitet som ikkje vert dekt over grunnløyvinga frå departementet. Det meste av denne aktiviteten kjem frå BOA som er ei forkorting som vert nytta som ei samlenemning for bidrag- og oppdragsfinansiert aktivitet. I tillegg til BOA inkluderer det aktivitet som vert dekt av studieavgifter, andre avgifter (til dømes konferansar), øyremerkte fullfinansierte løyvingar og andre mindre sal av teneste.

Løyving
er tildelingar frå departementet som vert stilt til disposisjon for HVL gjennom tildelingsbrev.

Motyting
har vi når risiko og kontroll over ein eigedel vert overført frå HVL til motparten (-ane) i eit avtaleforhold. Med andre ord, det føreligg ein transaksjon mellom partane i avtaleforholdet. Motyting vil typisk vere forskingsresultat eller eit undervisningsopplegg.

Oppdragsfinansiert aktivitet
er prosjekt HVL utfører mot vederlag (betaling) frå ekstern(e) oppdragsgjevar(ar), med krav til leveranse (motyting) ved avtale/kontraktsinngåing. Oppdragsgjevar skal dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og HVL skal dokumentere dette i budsjett, kontrakt og rekneskap. Oppdragsgjevar vil som regel eige resultata av prosjekta om ikkje anna er avtalt.

Bidragsfinansiert aktivitet
er prosjekt der HVL hentar støtte frå nasjonale og internasjonale finansieringskjelder, utan at oppdragsgjevar stiller krav til leveransar (motyting) ved avtale/kontraktsinngåing. Tilskot frå NFR og EU kjem inn under denne definisjonen. Prosjekta er som regel ikkje heilt eksternt finansierte. HVL bidreg som regel med eigenandel, sjå eige punkt. Prosjekta skal vise alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og HVL skal dokumentere dette i budsjett, kontrakt og rekneskap.

Prosjekt
er tidsavgrensa aktivitetar med eit definert føremål. Alle BOA-finansierte prosjekt ved HVL skal ha prosjektleiar, kontrakt, budsjett, arbeidsordre i Agresso og framtidsplan. Sal etter- og vidareutdanning og andre prosjekt skal prosjektleiar, budsjett, arbeidsordre i Agresso og framtidsplan.

TDI-modell
er ein modell for å rekne ut totale kostnader i forskingsprosjekt. Dette er ein felles nasjonal modell som har til hensikt å synleggjere alle kostnader i eit prosjekt. TDI står for: Tid i vitskapleg stilling som kostnadsdriver for Direkte og Indirekte kostnader.

Leigestad-modell
er ein modell for å rekne ut totale kostnader for bruk av laboratorium eller annen felles infrastruktur. Kostnader blir synliggjort særskilt som ein direkte kostnad for eksternfinansierte prosjekter.

Direkte kostnader
er alle kostnader til løn, feriepengar, pensjon og arbeidsgjevaravgift for personar som arbeider direkte i prosjektet. I tillegg kjem andre direkte kostnader for varer og tenester som høyrer til prosjektet, som kjøp eller leige av utstyr, eksterne tenester, reiser, spesiell marknadsføring, forbruksvarer, spesiallitteratur og liknande.

Indirekte kostnader – også kalla overhead
er kostnader på individnivå, avdelingsnivå eller institusjonsnivå som ikkje direkte kan knytast til kjerneaktiviteten til HVL, mellom anna:

  • Kostnader til husleige, lys, oppvarming, vedlikehald og reinhald av lokale
  • Administrasjonskostnader
  • Bruk av bibliotek
  • Generelle it-kostnader
  • Telefon/porto/kopiering
  • Kontorrekvisita

Overskot
er forskjellen mellom inntekter og kostnader på oppdragsprosjekt. På oppdrag har HVL eit krav om minstesats på 10% overskot av totale kostnader. Det er ingen øvre avgrensing på overskot.

Forteneste
er det ein tener på eit bidrags-/salsprosjekt, dvs. forskjellen mellom samla inntekter og samla kostnader. For bidragsprosjekt er det finansieringsordninga som styrer om det blir forteneste på prosjektet. Det er ingen krav om forteneste her, men det er anledning til å rekne inn dette på enkelte prosjekt.

Dekningsbidrag
er summen av indirekte kostnader og overskot/forteneste.

Eigenfinansiering
er sjølvfinansiering der HVL og andre partnarar deltek i eksterne prosjekt. I oppdrags-finansiert aktivitet skal oppdragsgjevar dekke alle kostnader, både direkte og indirekte. I bidragsprosjekt kan HVL delta med eigenfinansiering dersom prosjektet har stor fagleg interesse for HVL, dvs. at prosjektet styrker fagutviklinga ved HVL. I enkelte tilfelle kan dette vere eit krav. Eigenfinansieringa kan skje ved at det vert nytta eigenfinansierte tidsressursar (FoU-tid og/eller fagleg/administrativ tid), eller ved at det vert gitt økonomisk tilskot frå HVL.

Fagleg interesse
er aktivitet som styrker fagutviklinga internt ved HVL, og som er forankra i HVL sin strategi.

Fagleg sjølvstende
er fråvær av uønskt eller utilsikta bindingar på korleis HVL forvaltar si løyving. Fagleg sjølvstende inneber òg at forpliktande samarbeid ikkje skal medføre avgrensingar i sjølvstende til HVL i faglege spørsmål.

Gåve
er midlar som vert gitt til HVL i den hensikt å styrke høgskulen økonomisk.

3. Prosjektkategori

Kunnskapsdepartementet har utarbeida ein rettleiingstabell for kva kategori prosjekta tilhøyrer. Det vil variere om eksternfinansierte prosjekt skal klassifiserast som:

  • Bidragsfinansiert aktivitet,
  • Oppdragsfinansiert aktivitet
  • Sal etter- og vidareutdanning
  • Anna for eksempel gåver, mobilitetsstipend

Meir om gåver:
Ein må skilje mellom vanlege gåver og gåver som kjem inn under «gaveforsterkningsordningen». Alle gåver er å betrakta som bidragsprosjekt i reglementets terminologi, men berre gåver over 3 mill. vil utløyse gåveforsterking, sjå eige vedlegg.

Eksternt finansierte prosjekt kan og klassifiserast som etter- og vidareutdanning eller andre inntekter.

3.1 Etter- og vidareutdanning (EVU)

Desse prosjekta vil klassifiserast på ulikt vis avhengig av finansieringsordninga. EVU kan vere både oppdragsfinansierte om det skjer på bestilling, eller bidragsfinansierte om inntekta kjem frå ei finansieringskjelde etter søknad eller konkurranse. Denne verksemda kan og klassifiserast som salsinntekt dersom høgskulen tilbyr studie med studieavgift, og kjem då i kategorien «andre inntekter». Sjå elles «Forskrift om egenbetaling ved universiteter og høyskoler» for kva krav som vert stilt om ein har eigenbetaling for studium.

3.2 Andre inntekter

Dette er prosjekt som etter art og omfang ikkje vil falle inn under definisjon av ekstern finansiert verksemd og vert i dei fleste tilfelle klassifisert som salsinntekt og inngår i det ordinære rekneskapet. Salsinntekt som m.a. studieavgift og mobilitetsstipend kjem i denne kategorien og må budsjetterast for dekning av direkte og indirekte kostnader. Indirekte kostnader og forteneste skal fordelast etter dette reglementet.

4. HVL kan inngå samarbeid med andre verksemder dersom:

  • Samarbeidet støttar opp under HVL sin strategi
  • Samarbeidet er av fagleg interesse for HVL og styrker høgskulen si evne til å utføre sine primæroppgåver
  • Fagmiljøa internt ved HVL vert involvert i samarbeidet slik at kvaliteten på aktivitetane i interne fagmiljø vert betre som resultat av samarbeidet, sjå også studietilsynsforskrifta.
  • Samarbeidet ikkje svekker HVL sin faglege uavhengigheit
  • Samarbeidet vert forvalta slik at det tek hand om HVL sine økonomiske interesser
  • Høgskulen ikkje direkte eller indirekte subsidierer aktiviteter for samarbeidande verksemd
  • Samarbeidet vert nedfelt i ein skriftleg samarbeidsavtale som rektor, eller dekan godkjenner.
    Avtalen skal minst omfatta følgjande forhold:
    •  Økonomi – avtalen regulerer dei økonomiske forholda mellom HVL og samarbeidande verksemd. HVL kan ikkje subsidiere aktivitetar for samarbeidande verksemd. Alle tenester samarbeidsparten nyttar, skal det ytast fullt vederlag for.
    • Personalforhold – i den utstrekning tilsette ved HVL skal utføra arbeid for samarbeidande verksemd, skal det skje i samsvar til skriftleg avtale mellom partane og gjeldande reglar og retningslinjer ved HVL.

5. Organisering av eksternfinansiert verksemd ved HVL

  • Ekstern finansiert verksemd skal som hovudregel forvaltast internt på høgskulen.
  • HVL kan ikkje engasjere eigne tilsette til å utføre oppgåver knytt til prosjektet som næringsdrivande. Tilsette som vert kontakta om utføring av eksternt finansiert verksemd, pliktar å arbeide for at aktuelle oppdrag skal bli tilbydd høgskulen. Tilsette kan ikkje drive med eller bidra til illojal konkurranse med HVL, jf. høgskulen sine etiske retningsliner.

6. Økonomistyring

6.1 Generelle krav

  • Organisering: All ekstern finansiert verksemd skal organiserast som prosjekt, og det skal utarbeidast eigne avtalar. Kravet til avtaler gjeld ikkje midlar stilt til råderett som gåve eller gjennom tilskotsbrev frå off. myndigheiter.

  • Periodisering: Det skal utarbeidast periodiserte budsjett og rekneskap med alle direkte og indirekte kostnader. Det skal òg takast høgde for oppdrag-/bidragsyter sine spesifikke krav til opplysningar om budsjettering og rekneskapsførsel. Dette gjeld òg midlar stilt til råderett som gåve eller gjennom tilskotsbrev frå off. myndigheiter.

  • Fullbudsjettering: Oppdragsfinansiert aktivitet skal alltid fullbudsjetterast. Det skal søkjast dekning for alle direkte og indirekte kostnader som kjem til. På bidragsfinansiert aktivitet skal det søkjast for å avklare alle direkte og indirekte kostnader som prosjektet fører med seg. Dersom HVL skal delfinansiere bidragsfinansiert aktivitet, skal HVL vurdere om prosjektet har slik fagleg interesse at det tilseier eigenfinansiering, samt vurdere kostnadene ved dette. HVL sine vurderingar skal dokumenterast og eigenfinansieringa skal synleggjerast i rekneskapen.

  • Dokumentasjon: Prosjekta skal dokumenterast slik at etterprøving og kontroll er muleg.

  • Kvalitetssikring: Budsjett, eigenandel, søknad og kontrakt skal alltid kvalitetssikrast og godkjennast.

6.2 Budsjett

  • Budsjett og godkjenning: Før søknad om eksternfinansiering vert sendt skal det utarbeidast eit realistisk budsjett over alle kostnadar og inntekter fordelt over aktuell prosjektperiode. Dette ligg til grunn for avgjerd om eventuell godkjenning av prosjektsøknad. Budsjettet skal innehalde alle direkte og indirekte kostnader. Direkte løn skal budsjetterast etter kva stillingskategori som er nødvendig for gjennomføringa av prosjektet. Indirekte kostnader skal belastast med 40% av direkte løn. Ved forskingsprosjekter skal indirekte kostnader nytte TDI-modellen som berekningsgrunnlag. Leigestad-modellen skal implementerast når satsane i modellen er berekna og inngå som ein del av budsjettet. Satsane skal nyttast med unntak der finansieringskjelda har andre satsar.

  • Overskot: Alle oppdrag skal ha eit budsjettert overskot på minst 10 % av totale kostnadar.

  • Forteneste: Alle bidragsprosjekt der vi gir eit tilbod skal budsjetterast med ei forteneste på minst 10% av totale kostnader (kan vere unntak, kjem an på tilbodsdokumenta).

  • Finansieringsplan: viser korleis prosjektkostnadane skal finansierast per år og totalt, fordelt på eksterne kjelder og eventuelt eigenfinansiering.

  • MVA-avklaring: Det må avklarast om prosjektet skal belastast med meirverdiavgift. Forskingsoppdrag er som regel mva-pliktige, mens undervisningsoppdrag er utanfor mva-loven. Konferansar som ikkje er undervisning er mva-pliktige. Sjå relevant regelverk og rettleiing for berekning av meirverdiavgift.

  • Eigenandelar: Ved søknad om midlar frå finansieringskjelder som har eigne retningslinjer for søknadsutforming og berekning av kostnadar, herunder indirekte kostnadar, må dette leggast til grunn ved utforming av søknad og budsjett. HVL sin eigenandel må synleggjerast i budsjettet. Der rekrutteringsstillingar er eigenandel i prosjektsøknader er det eiga rutine og retningslinjer for godkjenning av dette.

6.3 Rekneskap

  • Kostnadsføring: Alle direkte kostnader skal kostnadsførast på prosjektet. Kostnadsføring av direkte løn skal til ein kvar tid gjeldande lønstrinn eller timesats i stillingskategorien kostnadsførast på eksterne prosjekt.

  • Indirekte kostnadar: Skal kostnadsførast på bakgrunn av budsjettet der ein skil mellom indirekte kostnadar på forskingsprosjekter og andre prosjekter. Sats for indirekte kostnadar er 40%, så lenge finansieringskjelde ikkje har andre krav (til dømes EU ) for forskingsprosjekt skal vi nytte TDI-satsen. Kostnadsanalyse kan vurderast for å fastsette høgare sats.

  • Prinsipp for fordeling: Fordelinga internt av dei indirekte kostnadene mellom fakultet og felles er basert på ein sjablong fordeling på 25% til fakultet og 75% til felles som er basert på hovudtrekka i kostnadsstrukturen.

  • Eigenfinansiering: Alle eignefinansiering skal bokførast som inntekt på prosjektet og belastast institutt, fakultet eller felles.

  • Overskot: Faktisk overskot på oppdragsprosjekt skal førast i rekneskapet mot institusjonen sin verksemdskapital og bli tilbakeført til fakultetet som er ansvarleg for prosjektet.

  • Forteneste: All forteneste på bidragsfinansiert aktivitet blir tilbakeført til det fakultetet som er ansvarleg for prosjektet.

Mindre endringar kan godkjennast av økonomi- og arealdirektør.