Organisering av administrative funksjonar
Prosessen med å få på plass ein administrativ organisasjonsstruktur er under oppseiling, og i september vil prosjektgruppene ha sine første møte.
Den siste tida har prosjektleiar Maria Stene-Jonassen hatt fullt hyre med å få landa kven som skal sitje i dei ulike prosjektgruppene som blir etablert i delprosjekt P3.3 Administrativ organsiasjonsstruktur.
Tidsfristen for prosjektet, der funksjonsplanar skal vere ferdig utarbeidd innan 2. november, tilseier at nokon må vere særleg dedikerte til dette arbeidet.
Åtte prosjektgrupper
Det blir etablert åtte prosjektgrupper, leia av den respektive toppleiaren for kvart felt. Til dømes vil funksjonsområdet utdanning bli leia av prorektoren for utdanning. Med seg får ho 6–7 personer i gruppa si.
– Dette er jo ein kabal som skal gå opp. Vi må sikre kompetanse inn i gruppene frå dei ulike administrative fagområda, frå fakulteta og frå dei ulike nærregionane, seier Stene-Jonassen.
I tillegg vil det vere representasjon frå dei tillitsvalde i alle gruppene.
Innan neste veke reknar ho med at gruppene er klare, og dei kan då gå i gang med å møtest. Dette markerer oppstarten for arbeidet i delprosjektet.
Opne samlingar
På sitt første møte skal gruppene mellom anna bli einige om prosessen vidare.
– Det blir lagt opp til ein brei prosess, der administrative medarbeidarar blir trekt inn i prosjektarbeidet undervegs, fortel Stene-Jonassen.
Dette vil mellom anna skje gjennom opne samlingar, der alle administrative medarbeidarer blir invitert til å spele inn i diskusjonen om utviklinga av sine funksjonsområde.
Prosessen skal munne ut i at dei ulike gruppene utarbeider funksjonsplanar som skildrer oppgåvene som ligg til dei ulike områda. Når dette arbeidet er gjort, er neste steg å utarbeide bemanningsplanar.
Dette er gruppene:
- prosjektgruppe FoUI
- leia av prorektor for forskning Gro Anita Fonnes Flaten
- prosjektgruppe FoUI - undergruppe bibliotek*
- leia av prorektor for forskning Gro Anita Fonnes Flaten
- prosjektgruppe utdanning
- leia av prorektor for utdanning Bjørg Kristin Selvik
- prosjektgruppe intern og ekstern samhandling
- leia av prorektor for samhandling Liv Reidun Grimstvedt
- prosjektgruppe organisasjon - undergruppe personal
- leia av organisasjonsdirektør Tage Båtsvik
- prosjektgruppe organisasjon - undergruppe IKT
- leia av organisasjonsdirektør Tage Båtsvik
- prosjektgruppe organisasjon - undergruppe arealforvaltning, drift og service**
- leia av organisasjonsdirektør Tage Båtsvik og direktør for arealforvaltning, drift og brukerservice ved campus Bergen, Endre Laastad
- prosjektgruppe organisasjon - undergruppe økonomi**
- leia av organisasjonsdirektør Tage Båtsvik og økonomidirektør ved campus Stord, Kirsten Bakken
* Biblioteket er enno ikkje endeleg plassert, men blir førebels plassert under FoUI for å kunne starte prosjektarbeidet.
**Sidan direktør for økonomi og arealforvalting ikkje er tilsett, har ein plassert desse områda under organisasjonsdirektøren, med støtte frå representantar frå dagens leiing innan områda.
- Les meir om prosessen med å plassere funksjonar under toppleiarane
- Følg arbeidet med å utvikle organisasjonen på www.hvl.no/ou