Personvern (GDPR) ved biblioteket

Informasjon om personvern og bibliotekets systemer.

For å kunne være låntaker ved et HVL-bibliotek må en del personopplysninger registreres i vårt biblioteksystem Alma, et system fra ExLibris. Vi registrerer navn, studentnummer/ansattnummer, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Dette trenger vi for å kunne komme i kontakt med deg ved behov, for eksempel sende deg hentebeskjeder eller purringer.   

Når du er registrert i Alma, får du som student og ansatt også tilgang til disse systemene:

  • Søkeportalen Oria: For bestilling og fornying av lån, samt andre funksjoner som å lagre søk. 
  • Pensumlistesystemet Leganto:  For tilgang til materiale på pensumlister, lage egne notater i pensumlistene (ansatte/studenter) samt kunne lage pensumlister (ansatte).

Fullstendig informasjon om personvernet vårt finner du i følgende dokumenter:  

Det viktigste å kjenne til er dette: 

Registrering 

Student

Når du har takket ja til studieplass ved HVL, blir dine personopplysninger overført fra Felles Studentregister (FS) til biblioteksystemet Alma. Det betyr at du da er registrert og har tilgang til det digitale biblioteket samt kan låne bøker.

Studentkortet og studentbevisappen fungerer som lånekort.    

Ansatt

Personalopplysninger for ansatte med en stillingsprosent på 20% eller mer blir automatisk overført fra personalsystemet SAP til Alma. Ansatte med stillingsprosent under 20% må ta kontakt med biblioteket for å bli registrert.

Ansattkortet fungerer som lånekort. 

Privat bruker

Alle med gyldig legitimasjon kan bli låntakere ved HVL. Nasjonalt lånekort eller studentkort fra annet bibliotek kan brukes som lånekort.

Avslutte brukerkonto

Student / Ansatt

Når du slutter som student eller ansatt ved HVL, blir brukerkontoen etter en stund slettet. Da blir alle dine personopplysninger slettet fra bibliotekets systemer. Har du utstående lån eller krav, blir informasjonen slettet når alt er levert eller betalt. Hvis du fortsatt ønsker å låne bøker ved HVL, må du opprette en ny brukerkonto.  

Privat bruker

Hvis du ikke lenger ønsker å være registrert som låntaker hos oss, kan vi slette lånekortet og dine personalopplysninger fra våre system. Forutsetningen er at alt er levert tilbake og eventuelle betalingskrav er betalt. 

Lånehistorikk

Så lenge en bok er utlånt til deg, oppbevarer vi informasjon om dette. Denne informasjonen blir slettet når boken blir returnert. Vi oppbevarer derfor ingen lånehistorikk knyttet til deg som person.  

Bestillinger

Biblioteksystemet blir jevnlig oppdatert for å sikre at dine personopplysninger (f.eks. informasjon om hva du har bestillt) ikke blir liggende igjen i systemet .  

Deling og tilgang til opplysninger 

Vi deler ikke personopplysninger eller opplysninger om lån eller bestillinger med andre enn med deg. Ansatte ved HVL-biblioteket har tilgang til dine opplysninger. Ansatte ved underleverandører har også tilgang for å kunne utføre en del av sin jobb. Alle har taushetsplikt.  

Tilgang til databaser og digitale ressurser

Mange av databasene og de digitale ressursene biblioteket har tilgang til, er abonnementsbaserte og krever at du blir gjenkjent hos leverandør som student eller ansatt ved HVL. I de fleste tilfeller skjer dette ved IP-gjenkjenning. Det vil si at så lenge du er pålogget høgskolens nettverk, får du automatisk tilgang til ressursene. 

Private brukere kan få tilgang via biblioteket sine datamaskiner eller via gjestenettet.

EZproxy

Når du er utenfor campus eller på egen datamaskin, bruker vi EZproxy/Galanga for å verifisere tilgangen til e-ressurser. EZproxy driftes av OCLC. Informasjon blir lagret i 8 dager før den blir slettet. Dette blir lagret: 

  • IP-adresse
  • Dato og klokkeslett for tilkopling
  • Brukernavn
  • Sesjons-ID generert av EZproxy 

FEIDE

I noen tilfeller kreves FEIDE-innlogging til digitale ressurser. FEIDE driftes av Sikt. De får da tilgang til FEIDE-navn og IP-adresse. 

Brukerkonto i databasene 

Ved behov kan du i de fleste databaser opprette en brukerkonto for å lagre søk og artikler. En slik brukerkonto vil være en avtale mellom deg som privatperson og databaseleverandøren, der du selv godkjenner leverandørens vilkår og behandling av personopplysninger før bruk.