7. Avslutning av prosjekter
Behandling av personopplysninger og helseforskningsdata er av midlertidig art og behandlingsansvarlig skal ikke behandle eller lagre person- og helseopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen.
7.a Avslutning av forskningsprosjekter
- Prosjektleder er ansvarlig for at personopplysningene behandles i tråd med prosjektets meldeskjema, godkjenninger, vurderinger, samtykke og prosjektplan. Dette innebærer vanligvis [1] at data anonymiseres ved prosjektslutt.
- Der fortsatt oppbevaring av forskningsdata etter prosjektavslutning er ønskelig følges retningslinjene i 4.c Langtidsoppbevaring av forskningsdata. Dette er aktuelt der det planlegges bruk i andre forskningsprosjekter eller oppfølgingsstudier. Flere finansieringskilder krever også langtidsoppbevaring og deling av data ved prosjektslutt.
- Dersom prosjektet behandler helseopplysninger, leverer prosjektleder sluttmelding til REK ved avslutning av prosjektet.
- Prosjektleder leverer statusrapport til NSD ved avslutning av prosjektet, påminning sendes fra NSD. NSD følger opp prosjektene for å se til at data er anonymisert og/eller lovlig arkivert ved prosjektslutt.
7.b Avslutning av studentprosjekter
- Prosjektleder/veileder og studenten er ansvarlige for at personopplysninger og helseforskningdata behandles i tråd med prosjektets prosjektplan, meldeskjema og samtykke ved prosjektslutt. Dette innebærer vanligvis [1] at data anonymiseres ved prosjektslutt. Det kan avtales at studenten utfører dette arbeidet.
- Der fortsatt oppbevaring av forskningsdata etter prosjektavslutning er ønskelig følges retningslinjene i 4.c Langtidsoppbevaring av forskningsdata. Dette er aktuelt der det planlegges bruk i andre forskningsprosjekter eller oppfølgingsstudier.
- Prosjektleder/veileder er ansvarlig for at det leveres sluttmelding til REK ved avslutning av prosjekter som behandler helseopplysninger.
- Veileder er ansvarlig for at det leveres statusrapport til NSD ved avslutning av prosjektet. Studenten kan utføre oppgaven.
- NSD følger opp prosjektene ved prosjektslutt for å se til at data er slettet, anonymisert og/eller lovlig arkivert ved prosjektslutt.
[1] I noen tilfeller skal datamaterialet lagres til nye forskningsformål eller arkiveres i godkjent forskningsarkiv. Dette kan innebære forlenget behandling av personopplysninger, og skal være beskrevet i meldeskjema til NSD før oppstart. Det må foreligge lovlig grunnlag for videre bruk eller arkivering av datamaterialet som inneholder personopplysninger.